На Сумщині, поруч із кордоном, роботодавцям часто доводиться оформлювати мобілізацію працівників. Нерідко все починається з повідомлення в месенджері: працівник надсилає фото повістки й пише, що на роботу більше не вийде. Від того, як кадровик і бухгалтер діятимуть у перші дні, залежить, чи доведеться потім скасовувати накази й перераховувати виплати.
У невеликих компаніях кадрове діловодство й розрахунок заробітної плати здебільшого веде одна людина, тому їй потрібен чіткий порядок дій.
Повістка ще не підтверджує службу
Повістка викликає людину до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП), але сама не доводить, що її вже призвано. Спершу з’ясовують статус. У працівника просять документ, що підтверджує призов, а за потреби уточнюють інформацію в ТЦК та СП. Тим часом зберігають листування, фіксують дати відсутності й спроби зв’язатися.
Дні медичного огляду чи явки до ТЦК та СП і подальшу відсутність оцінюють окремо. Нез’ясовану відсутність не варто відразу позначати в табелі як прогул, бо мовчання працівника ще не означає, що поважної причини немає.
Увільнення замість звільнення
Коли призов підтверджено, стаття 119 КЗпП зберігає за працівником місце роботи й посаду. Його не звільняють, а видають наказ про увільнення від роботи на час служби, і він залишається у штаті. Звільнення «у зв’язку з мобілізацією» — типова помилка, яку потім виправляють разом з усіма пов’язаними записами й розрахунками.
Як скласти накази і якою позначкою вести такого працівника в табелі, докладно описано в матеріалі про документальне оформлення мобілізації працівника. Норми про виплати за час служби вже змінювалися, тож зразки наказів із давніх джерел звіряють з чинною редакцією статті 119 КЗпП.
Розрахунок у місяці увільнення
За дні, відпрацьовані до увільнення, зарплату нараховують як завжди. У разі призову працівникові виплачують компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, але тільки за заявою, поданою не пізніше останнього дня місяця, у якому його увільнено від роботи. Про заяву краще нагадати ще до від’їзду. Компенсація є частиною зарплати, тож з неї утримують ПДФО й військовий збір і нараховують єдиний внесок.
Кадровий облік і розрахунок зарплати можна вести й дистанційно. UHY Prostir, наприклад, працює з клієнтами з усієї України онлайн.
Коротко послідовність така: підтвердити статус, видати наказ про увільнення, правильно заповнити табель, прийняти заяву на компенсацію й провести розрахунок. Збережені повістка, листування й накази знадобляться, коли працівник повернеться.