Український бізнес сьогодні активно масштабується, розширюючи свою присутність на європейському ринку. Реєстрація дочірньої компанії в Європейському Союзі (ЄС) є логічним кроком для експортерів, які прагнуть оптимізувати логістику, отримати доступ до фінансування та підвищити довіру міжнародних партнерів. Проте цей процес вимагає ретельної підготовки, зокрема, щодо легалізації особистих документів засновників.
Навіщо українському експортеру відкривати компанію за кордоном
Рішення про створення іноземного представництва чи дочірньої компанії є стратегічно важливим. Воно відкриває низку ключових переваг, що прискорюють зростання експорту:
- Спрощення логістики та митних процедур.
Товари, які вже знаходяться на території ЄС (наприклад, на складі дочірньої компанії), можуть швидше переміщуватись між країнами-членами без повторних митних формальностей.
- Доступ до фінансування.
Європейські банки та інвестиційні фонди більш охоче працюють із місцевими юридичними особами, надаючи кредити та лізингові програми на вигідніших умовах.
- Підвищення довіри.
Для багатьох міжнародних покупців наявність європейської юридичної адреси є ознакою стабільності та надійності партнера.
Вибір юрисдикції (Польща, Чехія, Литва чи інша країна) залежить від податкового режиму, мінімальних вимог до статутного капіталу та планування логістичних маршрутів.
Етап I: Підготовка та вибір правової форми
Найбільш поширеними формами для українських засновників у ЄС є аналоги Товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ): Sp. z o.o. у Польщі, UAB у Литві, S.R.O. у Чехії. Ці форми забезпечують обмежену відповідальність та відносну простоту управління.
На цьому етапі необхідно:
- Визначити назву компанії та перевірити її унікальність у реєстрі обраної країни;
- Отримати юридичну адресу (це може бути як фізичний офіс, так і послуга віртуального офісу);
- Визначити розмір статутного капіталу, хоча в багатьох країнах мінімальна сума є символічною (наприклад, €1), її фактичне внесення має бути підтверджене.
Етап II: Збір документів та легалізація
Успішна реєстрація компанії напряму залежить від точності та належної легалізації документів, як корпоративних, так і особистих.
До стандартного пакету корпоративних документів входять: рішення засновників (протокол) про створення компанії, статут та, за потреби, довіреність на реєстратора.
Далі європейські регулятори та фінансові установи оцінюють доброчесність осіб, які стоять за новим бізнесом. До стандартного пакету для фізичних осіб входять:
- Копія паспорта та ІНН (засвідчені та перекладені).
- Документи, що підтверджують джерело походження коштів (для внесення статутного капіталу).
- Довідка про несудимість.
Важливий акцент: апостиль довідки про несудимість
Іноземні банки, реєстраційні палати та міграційні служби в рамках політики KYC (Знай свого клієнта) та AML (Протидія відмиванню грошей) вимагають від ключових осіб (засновників, директорів, бенефіціарів) підтвердження їхньої юридичної чистоти.
Для того, щоб українська довідка про несудимість була визнана офіційним документом за кордоном (у більшості країн, що підписали Гаазьку конвенцію), вона має бути легалізована через проставлення штампу апостиль. Це єдина форма підтвердження справжності підпису та печатки на документі для міжнародного використання.
Щоб уникнути відмови в реєстрації чи відкритті банківського рахунку через неналежну легалізацію, варто заздалегідь подбати про цей документ. Професійну та швидку допомогу в отриманні та легалізації цієї довідки, гарантуючи її правильне оформлення для іноземних інстанцій, надає компанія НТідея (https://ntidea.com.ua/ua/apostil-spravki-o-nesudimosti) – ваш надійний партнер у питаннях міжнародної легалізації документів.
Етап III: Реєстрація та відкриття банківського рахунку
Після нотаріального засвідчення та перекладу всіх документів (включно з апостильованою довідкою) відбувається фактична реєстрація:
- Реєстрація в державному реєстрі.
Документи подаються до відповідного Комерційного чи Торгового реєстру країни. За кілька днів компанія отримує свідоцтво про реєстрацію.
- Податкова реєстрація.
Отримання ідентифікаційного номера платника податків (VAT/TIN).
- Банківський рахунок.
Відкриття корпоративного рахунку для нерезидентів є, мабуть, найскладнішим кроком. Банки вимагають повну прозорість щодо походження коштів та особистих даних засновників, що знову ж таки підкреслює важливість належно апостильованої довідки про несудимість.
Масштабування бізнесу на європейський ринок відкриває нові горизонти, але вимагає бездоганного юридичного супроводу. Успіх реєстрації та подальшого ведення діяльності напряму залежить не лише від фінансових показників, а й від належної легалізації особистих документів ключових осіб.
Зосередьтеся на стратегії, а складні процедури легалізації та апостилювання довірте професіоналам.