Ще кілька років тому документообіг між постачальником і торговельною мережею був схожий на нескінченну естафету з паперовими документами: накладні, акти, замовлення кур’єрами або поштою, помилки в даних, втрати часу на виправлення.
У 2025 році такий підхід виглядає не просто застарілим — він фактично стає бар’єром для співпраці з великими ритейлерами.
У цій статті ми розглянемо, які переваги відкриває перехід на EDI, які саме процеси можна автоматизувати та як це впливає на ефективність бізнесу постачальників і мереж.
Що таке EDI простими словами
EDI (ЕДІ) — це технологія, яка дозволяє двом бізнесам обмінюватися документами без паперу та ручного введення даних. Система працює за єдиними стандартами, тому файл, надісланий постачальником, автоматично читається й обробляється у внутрішній системі мережі.
Приклад: ритейлер формує електронне замовлення на товар → постачальник отримує його в своїй EDI-системі → підтверджує або коригує → автоматично надсилає електронну накладну → мережа отримує та обробляє її без друку і ручного введення.
Чому EDI став обов’язковим у роботі з великими мережами
Швидкість процесів. Паперові документи можуть йти кілька днів, електронні — секунди. Це особливо важливо для категорій товарів з коротким терміном придатності, де кожен день затримки = втрата грошей.
Відсутність помилок через «людський фактор». EDI виключає дублювання даних і ручне введення — вся інформація надходить у єдиному стандартизованому форматі.
Скорочення витрат. Без друку, кур’єрів та фізичного архівування. Достатньо підключення до сервісу EDI та налаштування інтеграції.
Прозорість та контроль. В EDI-системах можна відстежити статус кожного документа: коли відправлений, отриманий, погоджений чи відхилений.
Вимога ритейлера. Так само, як супермаркети колись вимагали штрих-кодів, тепер вони очікують, що постачальник вже працює з EDI. Без цього співпраця може просто не стартувати.
Які документи найчастіше передаються через EDI
- ORDERS — замовлення від мережі.
- ORDRSP — відповідь постачальника на замовлення.
- DESADV — повідомлення про відвантаження.
- INVOICE — рахунок-фактура.
- PRICAT — каталог товарів із цінами та характеристиками.
Використання стандартів (наприклад, EDIFACT) дозволяє будь-якій мережі та постачальнику «говорити однією мовою» без зайвої адаптації файлів.
Переваги для постачальника
- Швидкий оборот коштів — документи доходять до мережі одразу, а оплата починається раніше.
- Менше відмов через помилки — мережі часто відхиляють поставки через некоректні документи, а EDI це мінімізує.
- Конкурентна перевага — постачальник, який працює в електронному форматі, більш привабливий для нового ритейл-партнера.
Переваги для ритейлера
- Автоматизація прийому товару — система одразу знає, що і в якій кількості має приїхати.
- Економія на персоналі — менше ручної роботи зі звіркою накладних і замовлень.
- Краща логістика — можна швидше планувати розподіл товару між магазинами.
Чи складно підключити EDI?
Ні, сучасні EDI-платформи працюють за принципом «підключив і користуйся». Постачальнику потрібен лише доступ до інтернету, електронний підпис (КЕП) та базові навички роботи в онлайн-системах.
Найзручніший варіант — інтеграція EDI з внутрішньою обліковою системою (1С, BAS, SAP тощо), щоб документи автоматично підвантажувалися та відправлялися без дублювання даних.
Висновок
EDI — це вже не додаткова опція, а новий «мовний стандарт» у роботі з великим ритейлом. Постачальник, який впровадив електронний обмін даними, отримує швидші розрахунки, менше помилок і кращі шанси потрапити до полиць великих мереж.
І якщо паперовий документообіг був нормою 10 років тому, то у 2025-му він виглядає так само архаїчно, як факс у сучасному офісі.