Для будь-якого бухгалтера втрата облікової інформації є справжньою катастрофою. Відновити всі дані практично неможливо, хіба що десь зберігся архів. Але й в цьому випадку доведеться провести складну та довготривалу роботу по відновленню, перевірці, підрахункам тощо.
Аби не допустити подібної проблеми, варто користуватись перевіреним програмним забезпеченням, прикладом якого може бути BAS Бухгалтерія. По-перше, ця програма захищена від втручання третіми особами. По-друге, в ній легше зберегти важливу інформацію, перевівши її на «хмару».
Взагалі, оптимальним рішенням стане електронний документообіг. Вже майже всі компанії перейшли на нього, і це не просто так. А молоді спеціалісти, які вивчали у вишах виключно такий документообіг і супутні програми, взагалі навряд чи захочуть та зможуть користуватись застарілими методами ведення обліку. Та й навіщо, власне? Адже є зручні сучасні програми, на будь-які випадки. Якщо потрібне програмне забезпечення для великих компаній, то можна скористатись BAS Бухгалтерія КОРП, для невеличких фірм розроблена відповідна версія «Малий бізнес». Тобто, проблем з вибором програм точно немає.
Чому варто використовувати електронний документообіг
Крім того, що всі важливі дані будуть надійно зберігатись, електронний документообіг має й інші переваги. До них треба віднести такі:
- Документи прирівнюються до паперових оригіналів, тобто мають повну юридичну силу;
- Не потрібно зберігати купу паперових архівів, особливо, якщо офіс обмежений по площі;
- Легше знайти ті чи інші дані, не доведеться переривати всі архіви;
- Не знадобляться зайві шафи та стелажі для зберігання документів;
- Швидке проведення всіх операцій;
- Зручна передача даних між відділами, оперативність.
Крім того, це дозволяє ще й значно зекономити. Наприклад, не доведеться купувати принтер, щоб роздруковувати документи. Хіба що в особливих випадках, але економія за рахунок зменшення витрат на витратні матеріали очевидна. Не прийдеться також оплачувати послуги кур’єра або тримати штатного. Що ж стосується важливих документів, які повинні бути підписаними, то тут теж жодних проблем – отримати цифровий підпис вкрай легко та швидко.
А головне – для будь-якої сфери діяльності є свої програми. Навіть для аграрного сектору випущена BAS АГРО Бухгалтерія. Таким чином, бухгалтер може бути впевненим, що за допомогою програмного забезпечення та електронного документообігу він ніколи не втратить облікові дані.