Как организовать конференцию?

Организация конференций - задача не из легких. В зависимости от масштаба проекта, времени, отведенного на подготовку конференции, это может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Что делать и о чем нужно помнить, желая организовать успешную и плодотворную конференцию - я представлю в следующей статье.

Первым шагом для организации успешной конференции должно быть определение для чего  будет служить организованное Организация конференций - задача не из легких. В зависимости от масштаба проекта, времени, отведенного на подготовку конференции, это может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Что делать и о чем нужно помнить, желая организовать успешную и плодотворную конференцию - я представлю в следующей статье. Первым шагом для организации успешной конференции должно быть определение для чего будет служить организованное проведение телеконференции. Если мы уже знаем, для чего конференция организована, у нас есть предварительная тема и замысел всего проекта, мы должны перейти к планированию бюджета. Следует очень тщательно обдумать все расходы, связанные с организацией конференции. Нужно учитывать такие вещи, как: аренда зала, количество участников, питание, мебель для зала: конференц-стулья, столы и т. д. Затраты возникают также при подготовке материалов для конференции, прокат дополнительного оборудования – проектор, экран, таблицы. Следующим шагом является определение количества участников, которое должно соответствовать теме конференции PROBRO и нашим возможностям, связанным с бюджетом. Затем определяем срок, не забывайте при этом, чтобы запланированный срок не совмещался с другими подобными конференциями и встречами. Мы должны определить длительность всего мероприятия и его план – подробная программа чтений, выступлений, перерывов. Имея уже план конференции, мы можем перейти к подготовке и распространению приглашений. Приглашения то же время, являются нашей визитной карточкой, поэтому следует позаботиться, чтобы они были соответствующим образом подготовлены. Приглашения можно отправить по почте, по электронной почте или по факсу, конечно, заблаговременно. При организации конференции, давайте помнить о подготовке и подведению материалов конференции, обеспечение участникам доступу к телефону, факсу, интернету, копировальной техники и т. д. Проверьте озвучивание помещений, исправности микрофонов. Помните о соблюдении в меню вегетарианских блюд, а также для обеспечения быстрого и эффективного обслуживания в ситуации, когда нет шведского стола. Не забывайте также о достаточном количестве стульев для конференц-связи и проверке зала – освещение, оформление, параметры аудио и видео, питание, соответствующий декор. После проведенной конференции необходимо отправить материалы приглашенным, а также и отсутствующим участникам. . Если мы уже знаем, для чего конференция организована, у нас есть предварительная тема и замысел всего проекта, мы должны перейти к планированию бюджета. Следует очень тщательно обдумать все расходы, связанные с организацией конференции. Нужно учитывать такие вещи, как: аренда зала, количество участников, питание, мебель для зала: конференц-стулья, столы и т. д. Затраты возникают также при подготовке материалов для конференции, прокат дополнительного оборудования – проектор, экран, таблицы.

Следующим шагом является определение количества участников, которое должно соответствовать теме конференции PROBRO и нашим возможностям, связанным с бюджетом. Затем определяем срок, не забывайте при этом, чтобы запланированный срок не совмещался с другими подобными конференциями и встречами. Мы должны определить длительность всего мероприятия и его план – подробная программа чтений, выступлений, перерывов.

Имея уже план конференции, мы можем перейти к подготовке и распространению приглашений. Приглашения то же время, являются нашей визитной карточкой, поэтому следует позаботиться, чтобы они были соответствующим образом подготовлены. Приглашения можно отправить по почте, по электронной почте или по факсу, конечно, заблаговременно.

 При организации конференции, давайте помнить о подготовке и подведению материалов конференции, обеспечение участникам доступу к телефону, факсу, интернету, копировальной техники и т. д. Проверьте озвучивание помещений, исправности микрофонов. Помните о соблюдении в меню вегетарианских блюд, а также для обеспечения быстрого и эффективного обслуживания в ситуации, когда нет шведского стола. Не забывайте также о достаточном количестве стульев для конференц-связи и проверке зала – освещение, оформление, параметры аудио и видео, питание, соответствующий декор. После проведенной конференции необходимо отправить материалы приглашенным, а также и отсутствующим участникам.